Életünk során számtalanszor előfordul, hogy levélírásra kényszerülünk, legyen szó egy állásra történő jelentkezésről, panaszbejelentésről vagy egy munkahelyi kérelemről. Most azt járjuk körbe, hogy mire érdemes odafigyelni a hivatalos levelek megírásakor.
Az írásbeli kommunikáció műfajai közül talán az egyik legnagyobb mumusnak a hivatalos levél számít mind a mai napig, pedig néhány egyszerű szempont figyelembevételével különösebb erőfeszítések nélkül meg lehet ugrani ezt az elsőre bonyolultnak gondolt feladatot. A titok nyitja az odafigyelésben rejlik!
Kézzel vagy géppel?
Manapság a kézzel írt leveleket egyre inkább felváltják a szövegszerkesztővel készült dokumentumok, azonban ez koránt sem jelenti azt, hogy kézzel már nem is lehet hivatalos levelet írni. Persze ha ezt az utat választjuk, ügyeljünk arra, hogy az írásunk jól olvasható legyen, a sorok ne fussanak ki a lap széléig, a szöveg legyen bekezdésekre tagolt és áttekinthető, és nem utolsó sorban használjunk igényes papírt a reggeli párizsi csomagolása vagy a spirálfüzetből kitépett lap helyett.
A gépi szövegszerkesztéskor a betűtípusok és -méretek széles skálájából választhatunk, de ügyeljünk arra, hogy dokumentumon belül lehetőség szerint azonos betűtípust használjunk végig, különben a levél szedett-vedettnek fog tűnni. A nyomtatás jó minősége is fontos, mert egy kiürült patronnal kinyomtatott levélben a csíkok és foltok nem csak az összképet rontják, de a megértést sem segítik.
A címzés
Az emberek többsége érzékeny arra, hogy helyesen írják le a nevét vagy sem, és ugyanez vonatkozik a beosztásokra, illetve a rendfokozatokra is. Éppen ezért a levélírás előtt pontosítsuk a nevet és a beosztást! Az interneten talált információkkal legyünk kritikusak, mert sokszor pontatlanok. Praktikus a hivatalos weboldalon talált tartalmat használni vagy felhívni az érintett hivatalt, és a segítségüket kérni.
A megszólítás
A hivatalos levél formális megszólítást kíván:
- Tisztelt Kovács Úr!
- Tisztelt Elnök Asszony!
Az egyenruhás szervezetek munkatársait jellemzően a rendfokozatukon illik megszólítani:
- Tisztelt Dandártábornok Úr!
- Tisztelt Ezredes Asszony!
Ha egy ügyfélszolgálatnak írunk, ahol nem ismerjük név szerint a címzettet, akkor a helyes megszólítás:
- Tisztelt Hölgyem, Uram! vagy
- Tisztelt Asszonyom/Uram! esetleg
- Tisztelt Ügyintéző!
A gyakran használt Helló! itt sem állja meg a helyét.
A napszaknak megfelelő köszöntés (pl. Jó napot kívánok!) a hivatalos leveleknél kerülendő, mint ahogyan a túlzottan személyeskedő hangnem is (pl. Kedves Vezérigazgató Asszony!). Ha személyesen jó viszonyban vagyunk a címzettel, akkor a hivatalos megszólítás után odaírhatunk – jellemzően kézzel – egy személyesebb, keresztnévre szóló megszólítást is (pl. Tisztelt Osztályvezető Asszony! Kedves Mária!).
Ne felejtsük el, hogy a megszólítás minden tagját helyesen nagy kezdőbetűkkel írjuk!
Tegezés vagy önözés?
A hivatalos levelekben nem tegeződünk, bármennyire jól esne. Még akkor sem, ha jól ismerjük a címzettet.
A tartalom
Hivatalos levél írásánál mindig tartsuk szem előtt a bevezetés – tárgyalás – befejezés bűvös hármasát! Az egy mondatos levelek legalább annyira sután néznek ki, mint a túlságosan hosszúra nyújtottak, ezért igyekezzünk röviden és lényegre törően fogalmazni, és derüljön ki a levélből, hogy miért írtuk.
Ha valamit kérni szeretnénk, akkor azt írjuk le egyértelműen, mert a ráutalásból és a körülírásból sokszor félreértések születnek. Viszont írásban is kérjünk udvariasan:
Küldje el a telefonszámát! helyett Kérem, hogy szíveskedjen a telefonszámát elküldeni!
Tartózkodjunk a túlzott személyeskedéstől, a káromkodástól és a trágárságtól még akkor is, ha úgy érezzük, hogy igazunk van, mert ezzel csak azt érjük el, hogy az ügyintéző hozzáállása is negatív lesz, és magunkról állítunk ki szegénységi bizonyítványt.
Miután leírtuk, amit szerettünk volna, fejezzük be a levelet egy udvarias formulával:
- Várom mielőbbi szíves válaszát. Tisztelettel:
- Segítségét előre is köszönöm. Tisztelettel:
Végül pedig ne felejtsük el a keltezést (hely, dátum) és az aláírást.
Ha választ várunk, feltétlenül adjuk meg az elérhetőségeinket a levélben is, ne csak a borítékon, hiszen az könnyebben sérül vagy akár elkallódhat.
+ 1 titok
A jó helyesírás! Ha nagyon nem érezzük az erősségünknek, akkor kérjünk meg valakit, aki otthonosabban mozog ezen a területen. Ez sokkal kevésbé kellemetlen, mintha egy hibáktól hemzsegő levelet küldünk be azzal a szándékkal, hogy komolyan vegyék a problémánkat.
