A kommunikáció egyik legegyszerűbb módja a telefonálás, azonban ezen a területen is van néhány alapszabály, amelynek a szem előtt tartásával magunkat és másokat is megkímélhetjük a kellemetlen élményektől.
Miért telefonáljunk?
Mivel a mobil mindig kéznél van, sokan azonnal tárcsáznak. Jóval azelőtt, hogy végiggondolnák, valóban olyan fontos-e az a kérdés vagy probléma, hogy meg kell osztani mással. Gyakran már a beszélgetés elején kiderül, hogy a választ vagy megoldást mi magunk is tudjuk, és teljesen feleslegesen zavartuk meg a hívott felet.
Bemutatkozás
Gyakran elfelejtjük, hogy a hívó és a hívott félnek is illik bemutatkozni, különösen akkor, ha nem annyira közvetlen a kapcsolat, hogy már a hangjáról felismerjük a másikat. Ha valaki másnak a telefonját vesszük fel, mert megkértek rá bennünket, akkor is mutatkozzunk be, pl. így: Kovács Péter telefonja, Szabó Eszter vagyok. Ha bármelyik fél nem mutatkozik be, teljesen természetes, ha pontosítjuk, hogy kivel beszélünk.
Alkalmas a hívás?
Ha a mobilján hívunk valakit, ne felejtsük el megkérdezni, hogy tudja-e fogadni a hívásunkat, különösen, ha fontosabb vagy hosszabb megbeszélni valónk van. Ha nem alkalmas az időpont, akkor zárjuk rövidre a beszélgetést, és kerüljük a „Pedig csak annyit akartam mondani, hogy…” kezdetű összefoglalókat. Inkább kérdezzük meg, mikor csöröghetünk vissza!
Ki hív vissza?
Ha technikai okok miatt megszakad a beszélgetés, akkor minden esetben a hívó fél kezdeményezi a visszahívást. Így elkerülhetők a hajtépő pillanatok, amikor mindkét fél vadul tárcsázza a másikat, és a végén hosszú percekig nem tudnak összekapcsolódni.
Ha váratlanul meg kell szakítani a beszélgetést, akkor a hívott fél felajánlhatja a visszahívást. Viszont az ígéretekkel illik felelősen bánni: ha visszahívással kecsegtetünk, akkor ne felejtsük el lehetőség szerint még aznap vagy másnap telefonálni!
Ha nem érjük utol a hívott felet, de mindenképp szeretnénk vele beszélni, küldjünk neki egy üzenetet erről! A több tucat nem fogadott hívást generálni egymás után illetlenség és felesleges aggodalmat okoz, egy sikertelen hívás után várni a visszahívós csodát – különösen egy elfoglalt embertől – viszont naivság.
Meddig beszéljünk?
Akár hivatali, akár magánbeszélgetésről van szó, ne terheljük túl a vonalat! Tartózkodjunk a háttértörténetek hosszas ecsetelésétől, a bonyolult összefüggések kifejtésétől. Ha erre van szükség, akkor inkább törekedjünk a személyes egyeztetésre! A családi és baráti kapcsolatokban se éljünk vissza a másik idejével és türelmével, hiszen mindannyiunknak csak 24 órából áll a nap…
Érdeklődés vagy zaklatás?
Ha telefonon várunk választ vagy megerősítést valakitől, higgyük el, attól nem születik meg gyorsabban az eredmény, ha ötpercenként ellenőrző hívásokkal bombázzuk az illetőt, hogy történt-e már előrelépés! Legyünk türelemmel, és csak akkor telefonáljunk újra, ha beigazolódni látszik a gyanú, hogy rólunk bizony megfeledkeztek…
Telefontéma?
Nyilván az adott élethelyzet is alakítja, hogy mit illik telefonon elmondani és mit nem. Lehetőség szerint azonban kerüljük a negatívan sokkoló hírek közlését (haláleset, orvosi diagnózis), a részvétnyilvánítást és a szakítás bejelentését. A problémáinkat sem illik bevezetés nélkül rázúdítani másra még akkor sem, ha jól esne elmondani valakinek, mert a telefonon keresztül nem látjuk, hogy vajon a hívott fél éppen milyen helyzetben és állapotban van. A nagy beszélgetéseket jobb személyesen intézni.
